sseuВестник Самарского государственного экономического университетаVestnik of Samara State University of Economics1993-0453Самарский государственный экономический университетsseu-232Research ArticleМЕНЕДЖМЕНТ И УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕСОМMANAGEMENT AND BUSINESS MANAGEMENTКЭДО в образовательной организации: проблемы внедрения и тенденции развитияHR electronic document management (EDM) in an educational organization: implementation problems and development trendsБалашоваН. В.BalashovaN. V.

Надежда Валерьевна Балашова – кандидат экономических наук, доцент, доцент

Иркутск

Nadezhda V. Balashova – Candidate of Economic Sciences, Associate Professor

Irkutsk

BalashovaNV@bgu.ruПантелееваА. Р.PanteleevaA. R.

Алина Романовна Пантелеева – магистрант

Иркутск

Alina R. Panteleeva – undergraduate student

Irkutsk

alina977387@mail.ruБайкальский государственный университетРоссияBaikal State UniversityRussian Federation20250612202507103114Copyright © Балашова Н.В., Пантелеева А.Р., 20252025Балашова Н.В., Пантелеева А.Р.Balashova N.V., Panteleeva A.R.This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 License.https://vestnik.sseu.ru/jour/article/view/232

В условиях внедрения цифровизации в работу кадровых служб возникают проблемные вопросы, которые требуют изучения и дальнейшего решения. Изначально предполагалось, что цифровизация привнесет в деятельность и рост производительности труда, и упрощение многих задач, но на первых этапах, несмотря на большое количество типовых вопросов в кадровом делопроизводстве, которые должны были бы упроститься, не просто возникают проблемы, но, зачастую, они остаются нерешенными. Кроме того, фактически увеличивается трудоемкость выполняемых заданий. Статья посвящена рассмотрению вопросов, связанных с внедрением кадрового электронного документооборота в образовательной организации. Объектом является кадровое делопроизводство организации. Авторами предложены показатели, характеризующие эффективность процесса внедрения ЭДО в практическую деятельность службы по кадровой работе. Пошагово представлен процесс разработки регламента на примере документа «Заявление на отпуск». Рассмотрена характеристика возможностей и недостатков программы 1С при автоматизации процессов. Представлены затраты, связанные с созданием для сотрудников усиленной ЭЦП. Приведена сравнительная характеристика программ (1С, СЭД и SAP) по критериям: административные возможности, время на внедрение, финансовые затраты и затраты на обучение сотрудников.

In the context of the introduction of digitalization in the work of HR departments, problematic issues arise that require study and further solution. Initially, it was assumed that digitalization would bring both increased labor productivity and simplification of some tasks to the activity, but at the first stages, despite a large number of typical questions in HR records management that should have been simplified, not only problems arise, but often they remain unresolved. In addition, the labor intensity of the tasks performed actually increases. The article is devoted to the consideration of issues related to the implementation of HR electronic document management in an educational organization. The object is the HR records management of the organization. The authors propose indicators characterizing the effectiveness of the process of introducing EDM into the practical activities of the HR service. A step-by-step process of developing regulations is presented using the example of the document "Application for leave". The characteristics of the capabilities and disadvantages of the 1C program in automating processes are considered. The costs associated with the creation of an enhanced EDM for employees are presented. A comparative analysis of programs (1C, ECM and SAP) is provided based on the following criteria: administrative capabilities, implementation time, financial costs and employee training costs.

электронный документооборотоптимизация документооборотакадровый электронный документооборотцифровизацияelectronic document managementdocument management optimizationpersonnel electronic document managementdigitalizationReferencesUlatowska R., Wainio E., Pierzchała M. Digital transformation in HRM of the modern business service sector in Finland and Poland // Journal of Organizational Change Management. 2023. Vol. 36, No. 7. Pр. 1180–1192. doi:10.1108/jocm-11-2022-0339.Ulatowska R., Wainio E., Pierzchała M. Digital transformation in HRM of the modern business service sector in Finland and Poland // Journal of Organizational Change Management. 2023. Vol. 36, No. 7. Pр. 1180–1192. doi:10.1108/jocm-11-2022-0339.Лебедева Т.Е., Егоров Е.Е. HR: тенденции развития в цифровой экономике // Московский экономический журнал. 2018. № 5-3. С. 42. doi:10.24411/2413-046X-2018-15122.Lebedeva T.E., Egorov E.E. HR: development trends in the digital economy // Moscow Economic Journal. 2018. No. 5-3. P. 42. doi:10.24411 / 2413-046X-2018-15122.Сабиров В.Д., Попова И.Н. Особенности кадрового делопроизводства в условиях цифровизации системы управления человеческими ресурсами // International Journal of Professional Science. 2023. № 2. С. 31–36. doi:10.54092/25421085_2023_2_31.Sabirov V.D., Popova I.N. Features of personnel records management in the context of digitalization of the human resources management system // International Journal of Professional Science. 2023. No. 2. Pр. 31–36. doi:10.54092/25421085_2023_2_31.Rowan N.J. The role of digital technologies in supporting and improving fishery and aquaculture across the supply chain – Quo Vadis? // Aquaculture and Fisheries. 2023. Vol. 8, No. 4. Pр. 365–374. doi:10.1016/j.aaf.2022.06.003.Rowan N.J. The role of digital technologies in supporting and improving fishery and aquaculture across the supply chain – Quo Vadis? // Aquaculture and Fisheries. 2023. Vol. 8, No. 4. Pр. 365–374. doi:10.1016/j.aaf.2022.06.003.Ланская Д.В., Арефьева И.В. Анализ преимуществ и проблем внедрения системы электронного документооборота в организацию // Деловой вестник предпринимателя. 2020. № 1 (1). С. 48–53.Lanskaya D.V., Arefieva I.V. Analysis of the advantages and problems of implementing an electronic document management system in an organization // Business Bulletin of the entrepreneur. 2020. No. 1 (1). Pр. 48–53.Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации : приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17.02.2017 № 25 (ред. от 27.12.2024). URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_219040/6ebdfcce0e0750f8f3cb38d41f4df74f5ea402ec/ (дата обращения: 06.01.2025).On approval of the Instructions on Record keeping in the Judicial Department at the Supreme Court of the Russian Federation : order of the Judicial Department at the Supreme Court of the Russian Federation dated 17.02.2017 No. 25 (revision dated 27.12.2024). URL: https://www.consultant.ru/docu-ment/cons_doc_LAW_219040/6ebdfcce0e0750f8f3cb38d41f4df74f5ea402ec/ (date of access: 06.01.2025).Веселый И.Н. Совершенствование процессов управления документами в условиях внедрения отечественного программного обеспечения // Современные технологии документооборота в бизнесе, про-изводстве и управлении : сб. ст. по материалам XX Всерос. науч.-практ. конф. (с междунар. участием), Пенза, 23–24 апр. 2020 г. / под ред. Л.Р. Фионовой, О.И. Семянковой. Пенза : Пензенский гос. ун-т, 2020. С. 11–15.Vesely I.N. Improving document management processes in the context of introducing domestic software // Modern document management technologies in business, production and management : collection of articles based on the materials of the XX All-Russian scientific and practical conference (with international participation), Penza, Apr. 23-24, 2020 / ed. by L.R. Fionova, O.I. Semyankova. Penza : Penza State University, 2020. Pр. 11–15.Терентьева Е.В. Особенности организации и методологии контроля исполнения в системах электронного документооборота // Делопроизводство. 2019. № 2. С. 40–44.Terentyeva E.V. Features of the organization and methodology of performance control in electronic document management systems // Office work. 2019. No. 2. Pр. 40–44.Павлова Е.И., Третьякова О.Д. Правовое понятие электронного документа // Вестник Владимирского юридического института. 2024. № 2 (71). С. 131–137.Pavlova E.I., Tretyakova O.D. Legal concept of an electronic document // Bulletin of the Vladimir Law Institute. 2024. No. 2 (71). Pр. 131–137.Янковая В.Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. 2018. № 2. С. 23–30.Yankovaya V.F. Normative regulation of the conceptual apparatus in the field of electronic document management // Domestic archives. 2018. No. 2. Pр. 23–30.Чистякова О.А., Жданова Е.В. Цифровая трансформация ресурсного потенциала учетно-аналитических работников в подготовке конкурентоспособных факторов сферы услуг // Baikal Research Journal. 2024. Т. 15, № 1. С. 58–70. doi:10.17150/2411-6262.2024.15(1).58-70.Chistyakova O.A., Zhdanova E.V. Digital transformation of the resource potential of accounting and analytical workers in the preparation of competitive factors in the service sector // Baikal Research Journal. 2024. Vol. 15, No. 1. Pр. 58–70. doi:10.17150/2411-6262.2024.15(1).58-70.О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации : федер. закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_400854/ (дата обращения: 06.01.2025). Гл. 2, ст. 22.1–22.3.On Amendments to the Labor Code of the Russian Federation : Federal Law of 22.11.2021 No. 377-ФЗ. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_400854/ (date of access: 06.01.2025). Chapter 2, articles 22.1–22.3.Трудовой кодекс Российской Федерации. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 06.01.2025).The Labor Code of the Russian Federation. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (date of access: 06.01.2025).Звонарева А.Ю. Зарубежный опыт внедрения и использования электронного документооборота // Труды Академии управления МВД России. 2022. № 2 (62). С. 128–138. doi:10.24412/2072-9391-2022-262-128-138.Zvonareva A.Yu. Foreign experience in the implementation and use of electronic document management // Proceedings of the Academy of Management of the Ministry of Internal Affairs of Russia. 2022. No. 2 (62). Pр. 128–138. doi:10.24412/2072-9391-2022-262-128-138.Балашова Н.В., Дементьева А.А. Цифровизация в управлении персоналом: практический аспект // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. 2024. Т. 13, № 6. С. 75–81. doi:10.12737/2305-7807-2024-13-6-75-81.Balashova N.V., Dementieva A.A. Digitalization in personnel management: a practical aspect // Personnel and intellectual resources management in Russia. 2024. Vol. 13, No. 6. Pр. 75–81. doi:10.12737/2305-7807-2024-13-6-75-81.Абдусаламов Р.А. Правовые основы внедрения электронного документооборота в вузе // Юридический вестник Дагестанского государственного университета. 2023. Т. 48, № 4. С. 169–172. doi:10.21779/2224-0241-2023-48-4-169-172.Abdusalamov R.A. Legal basis for the implementation of electronic document management in the university // Legal Bulletin of the Dagestan State University. 2023. Vol. 48, No. 4. Pр. 169–172. doi:10.21779/2224-0241-2023-48-4-169-172.Лысенкова А.М. Проблемы и перспективы внедрения юридически значимого электронного документооборота в вузах // Наука настоящего и будущего. 2024. Т. 2. С. 295–298.Lysenkova A.M. Problems and prospects for the implementation of legally significant electronic document management in universities // Science of the present and the future. 2024. Vol. 2. Pр. 295–298.Соловяненко Н.И. Законодательство об электронном документе как фактор актуализации правового пространства для инновационной (цифровой) экономики // Труды Института государства и права Российской академии наук. 2017. Т. 12, № 3. С. 162–175.Solovyanenko N.I. Legislation on electronic documents as a factor in updating the legal space for an innovative (digital) economy // Proceedings of the Institute of State and Law of the Russian Academy of Sciences. 2017. Vol. 12, No. 3. Pр. 162–175.Гарипова Л.В., Макарова Е.С. Электронный кадровый документооборот: понятие, цели, возможности // Сборник трудов молодых ученых УВО "Университет управления "ТИСБИ". Казань : Университет управления "ТИСБИ" (Татарский институт содействия бизнесу), 2022. С. 80–90.Garipova L.V., Makarova E.S. Electronic personnel document management: concept, goals, opportunities // Collection of works of young scientists of the UVO "TISBI University of Management". Kazan : TISBI University of Management (Tatar Institute for Business Assistance), 2022. Pр. 80–90.Шалаумова Е.В., Кузнецов А.С. Оптимизация выполнения информационных процессов в системе предприятия с внедрением электронного документооборота // Нанотехнологии: наука и производство. 2024. № 2. С. 30–34.Shalaumova E.V., Kuznetsov A.S. Optimization of information processes in the enterprise system with the implementation of electronic document management // Nanotechnology: Science and Production. 2024. No. 2. Pр. 30–34.Эртман Ю.А., Эртман С.А., Стяжкина И.А. Современные решения кадровой логистики // Baikal Research Journal. 2021. Т. 12, № 3. doi:10.17150/2411-6262.2021.12(3).3.Ertman Yu.A., Ertman S A., Styazhkina I.A. Modern solutions for personnel logistics // Baikal Research Journal. 2021. Vol. 12, No. 3. doi:10.17150/2411-6262.2021.12(3).3.Электронный документооборот в системе повышения эффективности управления компанией / М.А. Пугачева, С.Д. Пугачева, Д.А. Хадиуллина, Я.Е. Бусыгина // Экономика и предпринимательство. 2022. № 11 (148). С. 671–675. doi:10.34925/EIP.2022.148.11.129.Electronic document management in the system of improving the efficiency of company management / M.A. Pugacheva, S.D. Pugacheva, D.A. Khadiullina, Ya.E. Busygina // Economy and entrepreneurship. 2022. No. 11 (148). Pр. 671–675. doi:10.34925/EIP.2022.148.11.129.Нестеренко Г.А., Щука И.О., Нестеренко И.С. Перспективы внедрения электронного документооборота при использовании корпоративных информационных систем // Международный научно-исследовательский журнал. 2022. № 11 (125). doi:10.23670/IRJ.2022.125.15.Nesterenko G.A., Shchuka I.O., Nesterenko I.S. Prospects for the implementation of electronic document management when using corporate information systems // International Research Journal. 2022. No. 11 (125). doi:10.23670/IRJ.2022.125.15.Демешко М.А., Шпигова О.В. Актуальные аспекты перехода на электронный кадровый документооборот // Проблемы теории и практики управления. 2022. № 2. С. 180–193.Demeshko M.A., Shpigova O.V. Actual aspects of the transition to electronic personnel document management // Problems of Management Theory and Practice. 2022. No. 2. Pр. 180–193.Береснева Д.Т., Бужинская Н.В. Обеспечение электронного документооборота в функционале информационной системы // Тенденции развития науки и образования. 2023. № 100-5. С. 64–67. doi:10.18411/trnio-08-2023-233.Beresneva D.T., Buzhinskaya N.V. Providing electronic document management in the functionality of the information system // Trends in the development of science and education. 2023. No. 100-5. Pр. 64–67. doi:10.18411/trnio-08-2023-233.Ковалева Н.Н., Ересько П.В., Изотова В.Ф. Анализ результатов внедрения практик цифровизации вуза // Вестник Воронежского государственного университета. Серия: Право. 2022. № 4 (51). С. 220–229. doi:10.17308/law/1995-5502/2022/4/220-229.Kovaleva N.N., P.V. Eresko, Izotova V.F. Analysis of the results of the implementation of digitalization practices at the university // Bulletin of the Voronezh State University. Series: Law. 2022. No. 4 (51). Pр. 220–229. doi:10.17308/law/1995-5502/2022/4/220-229.Никитина П.Н. Использование электронного документооборота для повышения эффективности работы сотрудников образовательной организации в делопроизводстве // Инновации. Наука. Образование. 2022. № 49. С. 1904–1909.Nikitina P.N. Use of electronic document management to improve the efficiency of employees of an educational organization in office work // Innovations. Science. Education. 2022. No. 49. Pр. 1904–1909.Влияние цифровизации на бизнес-процесс «Управление персоналом» / Е.Д. Ячменева, Е.С. Лопатина, Е.В. Шагивалиев [и др.] // Бизнес. Образование. Право. 2022. № 4 (61). С. 13–19. doi:10.25683/VOLBI.2022.61.408.The impact of digitalization on the business process "Personnel Management" / E.D. Yachmeneva, E.S. Lopatina, E.V. Shagivaliev [et al.] // Business. Education. Law. 2022. No. 4 (61). Pр. 13–19. doi:10.25683/VOLBI.2022.61.408.Никитская Е.Ф., Гаранина Г.Г. Оценка эффективности организационно-управленческих инноваций как результата внедрения системы электронного документооборота // Науковедение : интернет-журнал. 2015. Т. 7, № 2. URL: https://naukovedenie.ru/PDF/86EVN215.pdf (дата обращения: 06.01.2025).Nikitskaya E.F., Garanina G.G. Evaluation of the effectiveness of organizational and managerial innovations as a result of the implementation of an electronic document management system // Science Studies : online magazine. 2015. Vol. 7, No. 2. URL: https://naukovedenie.ru/PDF/86EVN215.pdf (date of access: 06.01.2025).Максимова Г.В., Тихонова И.В. Развитие документооборота в условиях информационной экономики // Известия Байкальского государственного университета. 2019. Т. 29, № 2. С. 253–261. doi:10.17150/2500-2759.2019.29(2).253-261.Maksimova G.V., Tikhonova I.V. Development of document flow in the information economy // Bulletin of the Baikal State University. 2019. Vol. 29, No. 2. Pр. 253–261. doi:10.17150/2500-2759.2019.29(2).253-261.Балганова Е.В. Цифровизация кадрового делопроизводства в общей системе документационного обеспечения управления // Лидерство и менеджмент. 2023. Т. 10, № 1. С. 203–218. doi:10.18334/lim.10.1.117197.Balganova E.V. Digitalization of HR administration in the general system of documentation support of management // Leadership and management. 2023. Vol. 10, No. 1. Pр. 203–218. doi:10.18334/lim.10.1.117197Сайбель Н.Ю., Мезер С.Д. Теория оптимизации бизнес-процессов // Актуальные проблемы экономической теории и практики / Кубанский гос. ун-т ; под ред. В.А. Сидорова. Вып. 18. Краснодар : НИИ экономики Южного федерального округа, 2015. С. 35–41.Saibel N.Yu., Mezer S.D. Theory of business process optimization // Actual problems of economic theory and practice / Kuban State University ; ed. by V.A. Sidorov. Vol. 18. Krasnodar : Research Institute of Economics of the Southern Federal District, 2015. Pр. 35–41.

The authors declare that there are no conflicts of interest present.